Green Storage AS

1) Innledning

Denne personvernerklæringen gjelder for Green Storage AS ('vi', 'oss') med tilhørende virksomheter og forklarer hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen, hvordan vi tar hensyn til ditt personvern, hvilke typer personopplysninger vi samler inn, formålene med behandlingen, og rettigheter knyttet til dine personopplysninger.

Vi er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Vi er opptatt av personvernet ditt og bestreber seg alltid på å beskytte dine personopplysninger på best mulig måte. Denne personvernerklæringen vil blant annet hjelpe deg til å forstå hva slags personopplysninger som vi samler inn, og hvordan disse brukes.

Denne personvernerklæringen gjelder for følgende tilhørende virksomheter av oss:

– (NO) – Nugreen Services Norway AS (929 821 556)
– (DK) – Green Storage A/S (20665904) – (DK)
– Nugreen Services Denmark Aps (44570793)

2) Det rettslige grunnlaget

Personopplysninger er informasjon og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, identifikasjonsmidler eller kjøps- og servicehistorikk.

All behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering er underlagt særskilte regler, blant annet i personopplysningsloven. Det er administrerende direktør som er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med lovens regler. Datatilsynet fører tilsyn med at loven overholdes.

Vårt grunnlag for å behandle personopplysninger vil variere, men vil kunne bestå av samtykke fra den registrerte. Videre kan det være nødvendig å behandle personopplysninger for å oppfylle en avtale med den registrerte eller for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Vi behandler personopplysningene også for å forfølge våre berettigede interesser som svindelforebygging, administrering av tilgang til våre lagerrom og forebygging av ulovlig bruk av våre lokaler. Vi behandler også fødselsnummer fra private leietakere som ledd i vår berettigede interesse i å håndheve inngåtte leieavtaler rettslig, herunder ved å begjære tvangsfravikelse overfor namsmyndigheten ved mislighold, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. I tillegg er behandlingen av fødselsnummer nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og tvangsfullbyrdelsesloven § 5-2 første ledd bokstav c, og den er nødvendig for å gjennomføre leieforholdet som du er part i, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Behandling av fødselsnummer er underlagt særnorske tilleggsvilkår og skjer kun når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering, jf. personopplysningsloven § 12.

Samtykke til behandling av personopplysninger kan når som helst trekkes tilbake. Der vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av vår berettigede interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), har du til enhver tid rett til å protestere mot behandlingen av grunner knyttet til din særlige situasjon. Vi vil da ikke lenger behandle personopplysningene, med mindre vi kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter, eller at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Se nærmere om denne rettigheten under seksjon 10.

Det er den norske personopplyningsloven som er gjeldende for vår behandling av personopplysninger.

3) Hva slags opplysninger samler vi inn?

For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvordan vi typisk samler inn personopplysningene og hvilke opplysninger dette typisk er. Vi samler ikke inn sensitive opplysninger i lovens forstand (dvs. særlige kategorier av personopplysninger som helseopplysninger, politisk overbevisning mv., jf. GDPR artikkel 9). Vi innhenter imidlertid fødselsnummer fra private leietakere, som er underlagt særnorske tilleggsvilkår etter personopplysningsloven § 12, se nærmere under punkt g) nedenfor.

a) Opplysninger du selv oppgir til oss

Når du registrerer deg på vår nettside, må du oppgi en del informasjon som lagres av oss, slik som navn, e-postadresse og mobilnummer m.v. Vi vil også lagre opplysninger når du kontakter oss senere, slik som henvendelser på en av våre avdelinger. Når du kontakter oss via telefon, chat, e-post eller via andre digitale kanaler, vil vi også lagre opplysninger. Informasjonen du oppgir kan også berikes ved hjelp av oppslagstjenester, kjøpshistorikk eller sosiale medier. Det er frivillig for deg å oppgi dine personopplysninger til oss. Unntak gjelder for private leietakere: oppgivelse av fødselsnummer er et krav for å inngå leiekontrakt med oss. Dersom du som privat leietaker ikke oppgir fødselsnummer, kan vi ikke inngå leiekontrakt med deg. Se punkt 3g) for nærmere informasjon.

Når du lager en brukerkonto for å bruke våre tjenester kan vi behandle informasjon om de identifikasjonsmidlene som du har brukt ved registrering.

b) Opplysninger vi får gjennom bruk av tjenestene våre

Når du bruker våre tjenester, registrerer vi informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem. Vi samler blant annet informasjon om:

i) Din enhet og internett-tilkobling: Vi kan registrere informasjon om enheten du benytter, for eksempel produsent av mobil/PC, operativsystem og nettleserversjon. Vi kan også samle også informasjon om tilkoblingen til våre tjenester, som IP-adresser, nettverks-id, informasjonskapsler og unike identifikasjonsfiler.

ii) Bruk av tjenestene eller kjøp: Vi registrerer informasjon om din bruk av tjenestene, din tilgang til våre lagerrom eller kjøp du gjør, som hvilke sider du er inne på, når du er inne på sidene, hvilke funksjoner du har brukt på sidene, samt hva du eventuelt har handlet.

iii) Informasjon om posisjon: Vi kan også registrere din geografiske posisjon når du bruker våre tjenester, eller handler i våre butikker gjennom data fra kjøp du gjør.

c) Opplysninger vi får fra andre kilder

Vi samarbeider også med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, underleverandører av tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotortjenester og kredittopplysningsbyråer) og kan motta opplysninger om deg fra disse.

d) Informasjonskapsler og annet innhold som lagres lokalt

Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss.

e) Automatiske vurderinger

Gjennom analyse av dine kjøp og atferd kan det utledes automatisk kategorisering av deg som kunde.

f) Bruk av adgangssystemene

Adgangssystemene blir loggført ved de avdelinger der vi har adgangssystem.

g) Fødselsnummer fra private leietakere

Ved inngåelse av leiekontrakt innhenter vi fødselsnummeret ditt dersom du er en privat leietaker (fysisk person). Formålet med denne innhentingen er å sikre at vi kan identifisere deg entydig i en eventuell begjæring om tvangsfravikelse overfor namsmyndigheten, dersom du skulle misligholde leieforholdet. Tvangsfullbyrdelsesloven § 5-2 første ledd bokstav c stiller krav om at fødselsnummer oppgis i begjæringen om tvangsfravikelse.

Fødselsnummeret ditt behandles kun for dette spesifikke formålet og utleveres kun til namsmyndigheten (namsmannen/tingretten) og eventuell prosessfullmektig (advokat eller inkassoforetak) i forbindelse med en konkret tvangsfravikelsessak.

Det er et avtalefestet krav om å oppgi fødselsnummer for å inngå leiekontrakt med oss. Dersom du ikke oppgir fødselsnummer, kan vi ikke inngå leiekontrakt med deg som privat leietaker.

h) Videoopptak på våre avdelinger

Vi benytter videoovervåkning på utvalgte eiendommer. Formålet med overvåkningen er å ivareta sikkerheten til personer og eiendom, forebygge og avdekke kriminelle handlinger, samt beskytte våre ansatte, kunder og besøkende.

Behandlingen av personopplysninger gjennom videoovervåkning er basert på vår berettigede interesse, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert at vår interesse i å sikre eiendommene og personene som oppholder seg der, veier tyngre enn den registrertes interesse i ikke å bli overvåket, tatt i betraktning de tiltak vi har iverksatt for å begrense inngrepet i personvernet. Videoovervåkningen registrerer bevegelser og aktivitet i og rundt de aktuelle eiendommene. Det tas ikke opp lyd. Videoopptak lagres i inntil 7 dager, og slettes automatisk etter dette. Opptak kan likevel oppbevares lenger dersom det er nødvendig i forbindelse med etterforskning av hendelser eller ivaretakelse av rettskrav. Tilgang til videoopptak er begrenset til autorisert personell med tjenstlig behov. Opptak kan utleveres til politiet eller andre offentlige myndigheter dersom dette er påkrevd ved lov eller i forbindelse med etterforskning.

4) Hva brukes opplysningene til?

Vi bruker personopplysninger til følgende formål:

a) For å levere og forbedre tjenestene våre

Vi bruker personopplysninger for å levere tjenestene våre til deg. For eksempel trenger vi personopplysninger for at vi skal kunne kontakte deg og for at du skal kunne betale for tjenestene/varene vi leverer. Dersom du kontakter oss via kundeservice: Avhengig av hva henvendelsen gjelder og hvilken kanal du kontakter oss fra (telefon, chat eller mail), vil vi kunne ha behov for å vite hvem du er, hvilket produkt du har kjøpt, din adresse eller ditt telefonnummer. Vi vil innhente de opplysninger vi trenger for å hjelpe deg.

Vi bruker også personopplysninger for å sikre en best mulig brukeropplevelse for deg, blant annet ved å tilpasse visningen av innholdet til din skjerm/enhet og å sørge for raskest mulig lasting av sidene.

b) For å tilpasse tjenestene, gi deg anbefalinger og relevant markedsføring

Vi ønsker å gi deg anbefalinger, produktinformasjon og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av din egen atferd, f.eks. på bakgrunn av hvilke produkter og tjenester du har brukt eller kjøpt, annonser du har klikket på, eller artikler du har lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster som deg.

c) For å forbedre digital kommunikasjon og annonsering

Vi bruker dine personopplysninger for å forbedre vår annonsering. Ved å opprette en profil hos oss godtar du målrettet annonsering gjennom programmatiske kjøp og målrettet annonsering gjennom sosiale medier der din persondata vil benyttes i kjøp av slik annonsering.

d) For å utarbeide statistikk og forstå markedstrender

Vi utarbeider statistikk og kartlegger markedstrender. Dette gjør vi for å kunne forbedre og videreutvikle produkttilbudene og tjenestene våre. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til deg.

e) For å forhindre misbruk av tjenestene våre

Vi bruker personopplysninger for å forhindre misbruk av tjenestene våre og administrere tilgang til våre lokaler og lagerrom. Misbruk kan være forsøk på å logge på andres kontoer, forsøk på svindel, “spamming”, hets, sjikane og andre handlinger som er forbudt etter norsk lov. Informasjon fra adgangslogg og videoovervåkning kan også benyttes av hensyn til sikkerhet på våre avdelinger.

5) Hvem behandler dine opplysninger? (Databehandlere)

Vi er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Vi kan dele personopplysninger med tredjeparter, inkludert:

→ Betalingsbehandlere for å håndtere betalingsprosessen.
→ IT-tjenesteleverandører for å vedlikeholde og sikre våre IT-systemer.
→ Offentlige myndigheter for å overholde juridiske forpliktelser. Dette inkluderer namsmyndigheten (namsmannen/tingretten) og eventuell prosessfullmektig (advokat eller inkassoforetak), som kan motta ditt fødselsnummer dersom vi begjærer tvangsfravikelse av lagerlokalet ved mislighold av leieforholdet.
→ Markedsføringspartnere for markedsføringsformål.
→ Leverandører av smarte lås-løsninger og apper for å levere våre tjenester (f.eks. Janus).
→ Sikkerhetsselskaper for å sikre våre lokaler.

Vi har inngått databehandleravtaler med de selskapene som behandler opplysninger for oss.

6) Administrering av personopplysninger

Du kan selv påvirke hvilke personopplysninger vi skal ha om deg og hvordan vi skal bruke disse. Du kan gjøre dette ved å kontakte oss: it@greenstorage.no

Hvis du oppdager feil i opplysningene vi har om deg, kan du selv endre dette i innstillingene eller ved å ta kontakt med oss slik at vi kan rette opp i dette.

7) Sikring av personopplysninger

Sikkerheten for dine personopplysninger er viktig for oss. Vi forplikter oss til å beskytte opplysninger vi samler inn. Vi opprettholder organisatoriske, tekniske og fysiske sikringstiltak utformet for å beskytte personopplysningene du gir fra deg eller vi samler inn, mot tilfeldig, ulovlig eller uautorisert ødeleggelse, tap, endring, tilgang, deling eller bruk. Vi benytter SSL-kryptering på våre nettsteder som vi benytter til overføring av visse personopplysninger.

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet personopplysningene ble samlet inn for, med mindre gjeldende rett krever eller åpner for noe annet. Vi iverksetter tiltak for å ødelegge eller permanent de-identifisere personopplysninger hvis dette er påkrevd etter loven eller det ikke lenger er behov for personopplysningene til det formålet vi samlet dem inn.

Her er noen av tiltakene vi har implementert:

• Vi gjennomgår jevnlig og forbedrer våre tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å møte de stadig skiftende truslene mot datasikkerhet.
• Vi bruker kryptering for å sikre at sensitiv informasjon blir beskyttet under overføring og lagring.
• Vi har streng adgangskontroll for å sikre at bare autorisert personale har tilgang til personopplysninger. Tilgang blir tildelt basert på roller og behov.
• Alle ansatte blir opplært i datasikkerhet og personvernbestemmelser for å sikre at de forstår hvordan man håndterer personopplysninger forsvarlig.
• Vi overvåker jevnlig våre datasystemer for å oppdage uautoriserte aktiviteter eller sikkerhetsbrudd, og vi tar umiddelbart grep om slike hendelser.
• Sikkerhetstesting: Vi gjennomfører regelmessige sikkerhetstester og sårbarhetsanalyser for å identifisere potensielle svakheter i våre datasystemer og applikasjoner.

8) Sletting

Vi sletter opplysningene om deg i tråd med krav i regelverket. Opplysninger om kjøp vil som hovedregel slettes når det ikke lenger er behov for å lagre opplysningene for å besvare kundehenvendelser og reklamasjoner, med mindre vi trenger opplysningene for å oppfylle andre legitime formål. Fødselsnummer fra private leietakere lagres i leieforholdets varighet og inntil alle eventuelle krav som utspringer av leieforholdet er gjort opp.

Regnskapslovgivningen og annen lovgivning kan i enkelte tilfeller pålegge oss å lagre visse typer informasjon i et lengre tidsrom. I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller potensielt identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som tas vare på.

9) Overføring av personopplysninger til utlandet

a) Innenfor EU/ EØS

Personopplysningene dine kan overføres til utlandet. Overføring av personopplysninger innenfor EU/EØS-området kan fritt skje i henhold til, gjeldende personvernlovgivning.

b) Utenfor EU/ EØS

Hvis vi overfører personopplysninger utenfor EU/EØS-området, vil vi forsikre oss om at overføringen skjer i samsvar med gjeldende lovgivning. Dette innebærer at vi vil benytte EUs standard personvernbestemmelser (standard contractual clauses/SCC) vedtatt av Europakommisjonen, eller en annen overføringsmekanisme i samsvar med GDPR artikkel 46, for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Dersom overføringen skjer til et land der Kommisjonen har fattet en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (adekvansbeslutning), vil overføringen baseres på dette. Vi vil innhente samtykke fra deg til å gjennomføre overføringen, eller anvende andre mekanismer for å foreta en lovlig overføring.

10) Dine rettigheter

Vi verdsetter dine tilbakemeldinger. Her kan du se hvilke rettigheter du til enhver tid har og som du kan gjøre gjeldende ved å ta kontakt med oss her.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta henvendelser fra oss om tilbud på våre varer og tjenester, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser i hver henvendelse fra oss. Samtykke kan også trekkes tilbake ved å kontakte kundeservice.

Du har rett til å be om innsyn i personopplysningene iht personopplysningsloven § 18 og GDPR art. 15.

Be om retting eller sletting: Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Rett til dataportabilitet: Dersom behandlingen er basert på samtykke eller på en avtale, og behandlingen utføres automatisk, har du rett til å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt til oss, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og rett til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig, jf. GDPR artikkel 20. Retten til dataportabilitet gjelder ikke for behandling av fødselsnummer, da denne behandlingen er basert på berettiget interesse og rettslig forpliktelse.

Rett til å klage: Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med personvernregelverket, jf. GDPR artikkel 13 nr. 2 bokstav d. Datatilsynet kan kontaktes på: www.datatilsynet.no, e-post: postkasse@datatilsynet.no.

Du har til enhver tid rett til å protestere mot behandling av personopplysninger om deg som er basert på vår berettigede interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), dersom det foreligger grunner knyttet til din særlige situasjon. Vi vil da ikke lenger behandle personopplysningene med mindre vi kan påvise tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter, eller at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, jf. GDPR artikkel 21 nr. 1.

Du har alltid rett til å protestere mot behandling av personopplysninger med henblikk på direkte markedsføring, herunder profilering knyttet til direkte markedsføring. Dersom du protesterer mot slik behandling, skal personopplysningene ikke lenger behandles til dette formålet, jf. GDPR artikkel 21 nr. 2 og 3.

Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller iht GDPR art 18.

11) Hvem får tilgang til dine personopplysninger?

I enkelte tilfeller får andre virksomheter tilgang til dine personopplysninger:

Andre selskaper i konsernet: Personopplysninger vil bli delt med morselskapet Self Storage Group AS, og i noen tilfeller vil vi ha behov for å dele dine personopplysninger også med andre selskaper i konsernet, for eksempel i forbindelse med kundeservice. Opplysningene vi deler vil i mottakerselskapet ikke bli brukt for andre formål enn de som er angitt ovenfor i pkt. 4)

Forsikringsselskap: Dersom du har valgt å bestille forsikringen som vi formidler, kan vi på forespørsel fra forsikringsselskapet, eller ved skadetilfeller gi forsikringsselskapet tilgang til personopplysninger, alternativt til tredjepart som er ansvarlig for eventuell skadehåndtering

Offentlige myndigheter: Dine personopplysninger kan i spesielle tilfeller bli utlevert til relevante offentlige myndigheter. Slik utlevering vil bare finne sted dersom vi er pålagt dette etter gjeldende lover og regler. For private leietakere inkluderer dette spesielt namsmyndigheten (namsmannen/tingretten), som mottar ditt fødselsnummer dersom vi begjærer tvangsfravikelse av ditt lagerrom. Eventuell prosessfullmektig (advokat eller inkassoforetak) vi benytter i tilknytning til en slik sak, vil også motta fødselsnummeret.

På våre nettsteder kan du velge å bruke visse funksjoner som du får tilgang til via andre selskaper eller som vi samarbeider med andre selskaper om. Disse funksjonene, herunder verktøy for sosiale nettverk og geolokasjon, blir driftet av tredjeparter, herunder sosiale nettverk. Disse tredjepartene kan bruke eller dele personopplysninger i henhold til sine egne retningslinjer for personvern. Vi anbefaler sterkt at du leser gjennom tredjepartenes personvernerklæringer hvis du bruker slike funksjoner.

12) Bruk av informasjonskapsler mv.

Vi benytter såkalte informasjonskapsler eller cookies for å bedre brukeropplevelsen på Nettstedet. En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne.

Vi benytter også andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP-adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på Nettstedet, samt en del data om hvordan du navigerer på siden.

Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre Nettstedet mer brukervennlig.

13) Eksterne lenker

Nettstedet kan, fra tid til annen, inneholde lenker til eksterne nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for retningslinjer for personvern eller innhold på slike nettsteder.

14) Særlig om markedsføring i e-post og SMS

Dersom du har et aktivt kundeforhold til oss, kan vi sende deg markedsføring på e-post eller med andre elektroniske kommunikasjonsmetoder i henhold til markedsføringsloven § 15. Det inkluderer nyhetsbrev og andre henvendelser vedrørende innhold, tjenester, tilbud, kampanjer og arrangementer fra oss, våre samarbeidspartnere og partnere via e-post, telefon, SMS, post/brev og sosiale medier.

Dersom du derimot ikke har et aktivt kundeforhold, vil vi bare sende slik markedsføring hvis du har gitt oss et samtykke til dette. Dine personopplysninger kan også brukes til å tilpasse denne kommunikasjonen. Du kan når som helst enkelt og kostnadsfritt melde deg av markedsføringshenvendelser gjennom avmeldings-funksjonen i epostene/SMS-ene.

15) Overvåkningskameraer

Vi har overvåkingskameraer montert på de fleste avdelingene. Alle opptak slettes etter opptak. Dersom det er sannsynlig at et opptak vil bli utlevert til politiet, kan opptaket oppbevares i inntil 30 dager.

16) Adgangssystem

Ved de fleste avdelingene har vi et adgangssystem, enten i form av kodeåpning, eller åpning via telekey. Bruk av adgangssystemene blir loggført.

17) E-post, chat og telefon

Vi benytter e-post, chat og telefon som en del av det daglige arbeidet med å betjene kunder og interessenter. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling/chatutveksling som skjer som en del av kundebehandlingen journalføres.

18) Endringer av personvernerklæringen

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette.